Contexte

Le département Documentation de cette société a sollicité IGDoc pour :

• Faire migrer un contenu documentaire d’un outil trop complexe vers un outil plus proche des besoins en documentation de l’entreprise,
• Structurer et hiérarchiser les contenus selon plusieurs critères : les gammes de produits, le type de destinataire, le niveau de l’utilisateur (débutant/expert), les options du produit, la version du produit, les normes en vigueur dans les pays de commercialisation, etc.,
• Réduire le temps de mise en page des documents,
• Proposer aux utilisateurs des formulaires de génération de documents « à la demande » en suivant certains critères.

Les techniciens, rédacteurs et chefs de projet étant les utilisateurs finaux de la solutionNeoDoc et IGDoc ont proposé plusieurs prestations :

• Accompagner la migration de la documentation vers un outil structuré (Calenco),
• Former le personnel au logiciel Calenco,
• Développer des feuilles de style conformes à la charte du client et dans divers formats (PDF, HTML, etc.),

Structurer les contenus rédactionnels pour optimiser les publications,

• Remettre la documentation aux normes rédactionnelles.

Méthodologie

IGDoc a réalisé au préalable un audit documentaire pour identifier l’ensemble des leviers d’amélioration de la documentation. Nous avons ensuite accompagné le client dans la priorisation des actions à mener en fonction de ses objectifs à court, moyen et long terme.  

Plusieurs ressources ont été mobilisées pour accompagner le client tout au long du projet : 

• Côté NeoDoc : le CEO et un chef de projet,
• Côté IGDoc : deux rédacteurs techniques et un chef de projet.

Côté client, nous avons travaillé en étroite collaboration avec le responsable de la documentation et son équipe. 

Nous avons standardisé les notices techniques de plus de 30 produits. Grâce à la formation et à l’accompagnement au changement, le client a ensuite repris la main pour poursuivre la migration de sa documentation en toute autonomie. L’équipe IGDoc est restée présente pour l’assister en cas de besoin. 

Bénéfices

L’action conjointe d’IGDoc et de Neodoc a été significative :  

Sur les coûts (ROI) : 

• Automatisation de la mise en page, pour ne plus perdre de temps sur la mise en forme manuelle,
• Optimisation et réduction du temps de rédaction pour davantage se concentrer sur le fond et non la forme, en proposant des modèles de mise en page automatique,
• Création facilitée de nouveaux documents par simple assemblage de modules préexistants,

Sur les délais : 

• Réduction de plus de 50% des temps de rédaction,
• Réutilisation de plus de 80% des contenus existants mis à jour ;

Sur la qualité : 

• Harmonisation de la structure et de la charte graphique de tous les documents, quel qu’en soit le rédacteur et quel qu’en soit le format,
• Respect de la conformité, par la propagation d’une modification et la mise à jour de tous les documents concernés,
• Amélioration de la qualité rédactionnelle : des contenus plus clairs, synthétiques, sans ambiguïté,
• Prise en charge automatique de la charte graphique et des styles en fonction des différentes familles de produit.

Sur la sécurité :  

• Fiabilisation de l’information diffusée.

Depuis 2016, IGDoc accompagne ses clients dans leurs projets documentaires : rédaction technique et mise en qualité de documents, mise en place d’outils de rédaction structurée, illustrations techniques ou encore gestion documentaire.