Réorganisation du pôle documentation technique de CARLY | IGDoc

Modernisation et optimisation de la production documentaire

La documentation technique est un levier stratégique pour les entreprises industrielles. Elle garantit la bonne utilisation des produits et renforce la relation client.

Depuis 1923, CARLY conçoit et fabrique des composants pour circuits frigorifiques. L’entreprise propose plus de 1000 références réparties en 40 familles de produits. Par ailleurs, 60 % de son activité est réalisée à l’international.

Sa documentation technique, disponible en cinq langues, est accessible en format PDF sur son site web. Toutefois, malgré sa richesse, ce corpus documentaire nécessitait une réorganisation. En effet, les nouveaux enjeux de production imposaient plus de modularité et de rapidité.

Suite au départ à la retraite d’un collaborateur assurant en partie la rédaction technique, CARLY a souhaité restructurer son pôle documentation. L’objectif était clair : moderniser la production documentaire tout en réduisant les délais.

C’est dans ce contexte que CARLY a sollicité IGDoc pour un accompagnement en ingénierie documentaire.

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Objectifs de la réorganisation documentaire

Cette réorganisation du pôle documentation technique poursuivait plusieurs objectifs stratégiques.

Tout d’abord, CARLY souhaitait maintenir et moderniser sa documentation existante. Les contenus devaient devenir plus flexibles, plus structurés et plus simples à mettre à jour dans cinq langues.

Ensuite, l’entreprise voulait simplifier le processus de production documentaire. Les nombreux allers-retours avec le service InDesign rallongeaient les délais.

Enfin, CARLY recherchait un partenaire spécialisé en optimisation documentaire. L’objectif était de structurer durablement l’organisation et les méthodes de rédaction technique.

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Solution apportée par IGDoc

IGDoc est intervenu en tant que partenaire documentaire à temps partagé. Cette approche garantit à la fois flexibilité et expertise.

L’accompagnement a couvert l’ensemble du cycle de production documentaire.

1. Audit et structuration du corpus documentaire

Dans un premier temps, IGDoc a réalisé un audit complet de la documentation existante. Cette analyse a porté sur les contenus, les processus et les contraintes multilingues.

Ensuite, un corpus documentaire modulaire a été défini. Cette structuration permet de faciliter les mises à jour et de simplifier la traduction.

Grâce à cette organisation, les contenus sont désormais plus cohérents et plus faciles à maintenir.

2. Rationalisation du processus de production

Par ailleurs, IGDoc a travaillé en collaboration avec l’équipe InDesign. L’objectif était de fluidifier les flux de production.

De nouvelles procédures de validation interne ont été mises en place. Ainsi, les documents sont validés plus rapidement.

De plus, les équipes CARLY ont été formées pour gérer certaines mises à jour en autonomie. Cette montée en compétence réduit la dépendance aux allers-retours graphiques.

Résultat : un processus de production documentaire plus simple et plus efficace.

3. Traduction automatisée avec vérification humaine

La dimension multilingue représentait un enjeu majeur. CARLY diffuse sa documentation en cinq langues.

Pour répondre à cette contrainte, IGDoc a intégré un processus de traduction automatisée avec DeepL, suivi d’une vérification humaine.

Cette méthode garantit rapidité et fiabilité. Elle assure également une qualité homogène sur l’ensemble des versions linguistiques.

Ainsi, la documentation technique reste cohérente à l’échelle internationale.

4. Optimisation des outils et bonnes pratiques de rédaction technique

Enfin, IGDoc a recommandé des outils de gestion documentaire adaptés. Ces solutions facilitent le stockage centralisé et la gestion des versions.

En parallèle, des bonnes pratiques de rédaction technique ont été introduites. Les contenus sont désormais plus pédagogiques et plus accessibles.

Cette approche améliore la compréhension des documents, qu’il s’agisse d’utilisateurs finaux ou de techniciens spécialisés.

Résultats obtenus

Grâce à cet accompagnement en ingénierie documentaire, CARLY a obtenu des résultats mesurables.

Tout d’abord, les délais de production ont été réduits de 80 %. Cette amélioration est liée à l’optimisation des validations et à la rationalisation des échanges.

Ensuite, la qualité et la cohérence des documents techniques ont été renforcées. La structuration modulaire facilite les mises à jour.

Enfin, la gestion multilingue est désormais plus fluide. Les traductions sont plus rapides tout en restant fiables.

La documentation technique de CARLY est aujourd’hui plus flexible, plus pédagogique et plus simple à maintenir.

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Conclusion : un partenaire documentaire stratégique

En choisissant IGDoc comme partenaire documentaire à temps partagé, CARLY a modernisé son pôle documentation technique.

Cette collaboration a permis de structurer durablement la production documentaire. Elle a également renforcé la qualité et l’efficacité des processus internes.

Aujourd’hui, CARLY dispose d’une documentation technique modulable, cohérente et adaptée à ses enjeux internationaux.

Ce cas d’usage démontre comment IGDoc agit comme un véritable bras droit en ingénierie documentaire, en accompagnant les entreprises industrielles dans l’optimisation de leur production documentaire et la modernisation de leurs outils.

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