Refonte du processus documentaire : Comment Atempo a gagné en efficacité grâce à la méthodologie Doc as Code
production documentation logicielle
Imaginez une équipe de documentation technique noyée sous les tâches manuelles, les outils inadaptés et un processus si lent qu’il freine la sortie des produits. C’est le défi auquel faisait face Atempo avant de repenser entièrement son workflow documentaire avec IGDoc.
Résultat ? Une réduction drastique des temps de production, une intégration fluide dans le cycle de développement, et une documentation devenue un atout stratégique plutôt qu’un fardeau. Découvrez comment la méthodologie Doc as Code a transformé leur quotidien – et comment elle pourrait révolutionner le vôtre.
Mais avant d’explorer les solutions, revenons sur les problèmes qui paralysaient l’équipe.
1. Contexte : Les 5 défis critiques d’Atempo avant la refonte
🔴 Des tâches manuelles chronophages et sans valeur ajoutée
« Les rédacteurs passaient des heures à des tâches répétitives (export PDF, relectures manuelles, gestion des versions) au lieu de se concentrer sur la qualité du contenu. »
Impact : Perte de temps, frustration, et documentation livrée en retard.
🔴 Des outils inadaptés et instables
« MadCap Flare installé sur une machine virtuelle (VM) : lenteurs, crashs fréquents, et impossibilité de travailler à plusieurs sur le même fichier. »
Exemple concret : « Ouvrir une section prenait 5 à 10 minutes – contre 15 secondes aujourd’hui. »
🔴 Un manque de visibilité sur la charge de travail
« Suivi des estimations via Excel, sans intégration avec le planning produit. Résultat : la documentation était toujours la dernière roue du carrosse. »
Conséquence : Délais non respectés et documentation perçue comme un « mal nécessaire ».
🔴 Une documentation déconnectée du cycle de développement
« La documentation était traitée en fin de cycle, avec des retards systématiques et des contenus obsolètes. »
Problème récurrent : « Les experts devaient relire des PDF envoyés par email, avec des commentaires perdus ou mal intégrés. »
🔴 Une gestion des traductions inefficace
« Mémoire de traduction stockée dans un fichier non partagé, accessible par un seul utilisateur à la fois. Conflits, pertes de données, et retards garantis. »
Face à ces constats, Atempo a défini des objectifs clairs pour sa refonte. Et c’est là que la méthodologie Doc as Code est entrée en jeu avec les équipes d’IGDoc.
2. Les objectifs stratégiques de la refonte : Fluidifier, intégrer, automatiser
🎯 Adopter le « Doc as Code » pour aligner documentation et développement
« Intégrer la documentation dans le même workflow que les développeurs, avec les mêmes outils (Git, Jira) et les mêmes processus. »
Bénéfice : « La documentation devient une composante naturelle du cycle produit, et non plus un ajout de dernière minute. »
🎯 Automatiser les tâches répétitives pour gagner du temps
« Remplacer les processus manuels (publication, relectures, traductions) par des scripts et des outils collaboratifs. »
Exemple : « La publication des guides, qui prenait 6 heures, est désormais réalisée en quelques minutes. »
🎯 Améliorer la qualité et la traçabilité
« Centraliser les versions, les relectures et les traductions pour éviter les erreurs et les pertes de données. »
Résultat : « Un historique complet des modifications, avec une traçabilité totale (qui a fait quoi, quand, et pourquoi). »
Mais comment passer de ces objectifs à une réalité opérationnelle ? La réponse tient en deux mots : GitLab et MadCap Flare.
3. GitLab : Le pilier de la fiabilité et de la collaboration
🔹 Pourquoi GitLab ? Les limites de l’ancien système
« Avant : MadCap Flare sur une VM avec des crashs fréquents, des lenteurs, et un risque d’écrasement des modifications. »
« Après : GitLab offre stabilité, performance, et un workflow collaboratif sécurisé. »
🔹 Le nouveau workflow GitLab : Branches, Merge Requests et traçabilité
Branches dédiées :
« Chaque fonctionnalité est documentée dans une branche séparée, évitant les conflits entre rédacteurs. »
« Les traductions sont gérées sur la branche principale, avec une branche par version pour archiver le contenu. »
Merge Requests (MR) pour les relectures :
« Plus de PDF envoyés par email : les experts valident les modifications directement dans GitLab, avec un lien vers le ticket Jira correspondant. »
Avantage : « Traçabilité totale (qui a demandé, qui a validé, quand). »
Fiabilité et récupération :
« En cas de bug de Flare, il suffit de cloner une version saine depuis GitLab – plus de perte de travail. »
🔹 Les gains concrets avec GitLab
Avant
Après
5-10 min pour ouvrir une section
15-20 secondes
Crashs fréquents de Flare
Stabilité quasi totale
Travail collaboratif impossible
Plusieurs rédacteurs en simultané
Modifications manuelles sur plusieurs versions
Reporting simplifié
GitLab a posé les bases d’un processus fiable, mais c’est l’optimisation des outils de production qui a permis de diviser par 10 les temps de publication.
Découvrez dans notre prochain article comment MadCap Flare, Lingo et Snagit ont été repensés pour une efficacité maximale – et comment ces solutions pourraient s’appliquer à votre entreprise.
Votre documentation technique est-elle un frein à votre productivité ?
Chez Atempo, la refonte du processus documentaire a permis de :
Réduire les temps de publication de 6 heures à quelques minutes.
Éliminer les tâches manuelles chronophages et les erreurs.
Intégrer la documentation dans le cycle de développement pour une livraison synchronisée.
Et si vous pouviez obtenir les mêmes résultats ?
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