MadCap Flare, Lingo et Snagit : Comment Atempo a optimisé ses outils pour une documentation ultra-efficace

---

La semaine dernière, nous vous avons présenté comment Atempo a révolutionné son processus documentaire grâce à la méthodologie Doc as Code et à GitLab. Aujourd’hui, plongeons dans le cœur des outils qui ont permis de diviser par 10 les temps de publication et d’améliorer radicalement la qualité des livrables : MadCap Flare, Lingo et Snagit.

Découvrez comment ces optimisations pourraient s’appliquer à votre entreprise – et pourquoi elles font la différence.

« Revenons d’abord sur les limites des anciens outils, avant d’explorer les solutions mises en place.« 

1. Comparatif : Ancien vs Nouveau workflow documentaire

Étape	Ancien processus	Nouveau processus	Gain
Estimation & Suivi	Fichier Excel non intégré au planning produit.	Tickets Jira avec traçabilité complète.	Visibilité accrue, intégration fluide.
Rédaction	MadCap Flare sur VM : lenteurs, crashs, travail collaboratif impossible.	Flare en local + GitLab : ouverture en 15-20 sec, travail simultané sécurisé.	Gain de temps, stabilité.
Captures d’écran	Outil Windows + PowerPoint : résultat peu professionnel.	Snagit : captures précises, retouches avancées, floutage des données sensibles.	Qualité visuelle, professionnalisme.
Relecture Expert	PDF envoyés par email, commentaires manuels.	Merge Requests GitLab + SharePoint : traçabilité, historique des modifications.	Réduction des erreurs, gain de temps.
Traduction	Mémoire de traduction dans un fichier non partagé.	Base SQL Express : accès simultané, synchronisation instantanée.	Cohérence, rapidité.
Publication	Processus manuel (50 documents = plusieurs heures).	Scripts automatisés + Git : publication en quelques minutes.	Gain de temps, réduction des erreurs.

Ce tableau montre l’ampleur des améliorations. Mais comment ces outils ont-ils été optimisés pour atteindre de tels résultats ?

2. MadCap Flare : Structuration, automatisation et rebranding

🔹 Structuration et centralisation

• Problème : « Les guides de compatibilité et les release notes étaient gérés sous Word, sans cohérence ni automatisation. »
• Solution :
  • « Création de projets Flare dédiés, avec un script de publication pour générer tous les guides en un clic. »
  • « Centralisation des variables et de la charte graphique dans un Global Project : une modification = mise à jour automatique sur tous les guides. »

🔹 Automatisation de la publication

• Avant : « 6 heures pour publier les guides Myria et Tina, 1 heure pour Lina. »
• Après : « Quelques minutes grâce à des scripts automatisés. »
• Exemple concret : « Un double-clic lance la génération de tous les guides, avec les bonnes variables (logos, noms de produits, etc.). »

🔹 Rebranding efficace pour les produits en marque blanche

• Problème : « Myria vendu sous d’autres noms (Macrowink, Panasas) nécessitait une documentation personnalisée – mais avec un risque d’erreurs et de retards. »
• Solution :
  • « Système de variables et de conditions dans Flare : une seule source pour générer automatiquement la documentation avec le bon nom, logo et charte graphique. »
  • Résultat : « Plus de duplication de contenu, plus d’erreurs, et une publication instantanée. »

Si MadCap Flare a révolutionné la rédaction, c’est MadCap Lingo qui a transformé la gestion des traductions.

3. MadCap Lingo : Performance et collaboration pour les traductions

🔹 Installation en local : Fin des lenteurs et des crashs

• Avant : « 5 à 10 minutes pour ouvrir Lingo sur la VM, avec des crashs fréquents. »
• Après : « Ouverture quasi instantanée, stabilité totale. »

🔹 Mémoire de traduction (TM) optimisée

• Problème : « Mémoire de traduction dans un fichier non partagé, accessible par un seul utilisateur. »
• Solution :
  • « Migration vers une base SQL Express : accès simultané, synchronisation instantanée. »
  • « Fusion des mémoires de traduction pour une cohérence accrue. »
• Gain : « Enregistrement instantané des nouvelles traductions, réduction des doublons. »

🔹 Intégration avec GitLab

« Les traducteurs travaillent directement sur les branches Git, avec une synchronisation fluide entre rédacteurs et traducteurs. »

« Dernier maillon de la chaîne : les captures d’écran, souvent négligées mais cruciales pour une documentation professionnelle. »

4. Snagit : Professionnaliser les captures d’écran

🔹 Pourquoi Snagit ? Les limites des anciens outils

• Avant : Outil Windows + PowerPoint : captures basiques, retouches limitées, résultat peu professionnel.
• Problèmes :
  • Impossible de flouter des données sensibles (adresses IP, noms de machine).
  • Difficile de modifier une capture après coup (ex : changer l’état d’un bouton).

🔹 Les avantages de Snagit

Fonctionnalité	Bénéfice
Floutage des données	Masquer les informations confidentielles en quelques clics
Retouches avancées	Modifier une capture (ajouter un bouton, changer une couleur) sans refaire la capture
Précision « au pixel près »	Captures nettes, même pour les interfaces complexes
Bibliothèque d’images	Centralisation des captures pour une réutilisation facile

« Avant une capture d’écran avec une adresse IP visible, retouchée grossièrement sous PowerPoint. Après : La même capture avec l’IP floutée, un bouton ajouté, et un rendu professionnel – le tout en 2 minutes. »

5. Les résultats concrets : Temps, qualité et satisfaction

📊 Gains de temps

Tâche	Avant	Après	Gain
Publication Myria/Tina	6 heures	Quelques minutes	98% de temps gagné
Publication Lina	1 heure	Quelques minutes	90% de temps gagné
Ouverture d’une section	5-10 min	15-20 sec	95% de temps gagné
Relecture expert	Processus manuel	Merge Request GitLab	70% de temps gagné

🎯 Amélioration de la qualité

• « Réduction des erreurs grâce à la traçabilité (GitLab) et à l’automatisation. »
• « Documentation livrée en même temps que le produit, sans retard. »
• « Captures d’écran professionnelles, cohérentes et sécurisées. »

😊 Satisfaction des équipes

• « Les rédacteurs gagnent en autonomie et en efficacité. »
• « Les experts relisent plus facilement, avec une traçabilité totale. »
• « Les traducteurs travaillent en temps réel, sans conflit. »

Ces résultats parlent d’eux-mêmes : une documentation technique optimisée devient un levier de compétitivité plutôt qu’un centre de coûts. Et si vous pouviez en faire autant ?