La semaine dernière, nous vous avons présenté comment Atempo a révolutionné son processus documentaire grâce à la méthodologie Docs as Code et à GitLab. Aujourd’hui, plongeons dans le cœur des outils qui ont permis de diviser par 10 les temps de publicationet d’améliorer radicalement la qualité des livrables : MadCap Flare, Lingo et Snagit.
Découvrez comment ces optimisations pourraient s’appliquer à votre entreprise – et pourquoi elles font la différence.
Revenons d’abord sur les limites des anciens outils, avant d’explorer les solutions mises en place.
1. Comparatif : Ancien vs Nouveau workflow documentaire
| Étape | Ancien processus | Nouveau processus | Gain |
| Estimation & Suivi | Fichier Excel non intégré au planning produit. | Tickets Jira avec traçabilité complète. | Visibilité accrue, intégration fluide. |
| Rédaction | MadCap Flare sur VM : lenteurs, crashs, travail collaboratif impossible. | Flare en local + GitLab : ouverture en 15-20 sec, travail simultané sécurisé. | Gain de temps, stabilité. |
| Captures d’écran | Outil Windows + PowerPoint : résultat peu professionnel. | Snagit : captures précises, retouches avancées, floutage des données sensibles. | Qualité visuelle, professionnalisme. |
| Relecture Expert | PDF envoyés par email, commentaires manuels. | Merge Requests GitLab + SharePoint : traçabilité, historique des modifications. | Réduction des erreurs, gain de temps. |
| Traduction | Mémoire de traduction dans un fichier non partagé. | Base SQL Express : accès simultané, synchronisation instantanée. | Cohérence, rapidité. |
| Publication | Processus manuel (50 documents = plusieurs heures). | Scripts automatisés + Git : publication en quelques minutes. | Gain de temps, réduction des erreurs. |
Ce tableau montre l’ampleur des améliorations. Mais comment ces outils ont-ils été optimisés pour atteindre de tels résultats ?
2. MadCap Flare : Structuration, automatisation et rebranding
🔹 Structuration et centralisation
- Problème : Les guides de compatibilité et les release notes étaient gérés sous Word, sans cohérence ni automatisation.
- Solution :
- Création de projets Flare dédiés, avec un script de publication pour générer tous les guides en un clic.
- Centralisation des variables et de la charte graphique dans un Global Project: une modification = mise à jour automatique sur tous les guides.
🔹 Automatisation de la publication
- Avant : 6 heures pour publier les guides Miria et Tina, 1 heure pour Lina.
- Après : Quelques minutes grâce à des scripts automatisés.
- Exemple concret : Un double-clic lance la génération de tous les guides, avec les bonnes variables (logos, noms de produits, etc.).
🔹 Rebranding efficace pour les produits en marque blanche
- Problème : Miria vendu sous d’autres noms (Macrowing, Panasas) nécessitait une documentation personnalisée – mais avec un risque d’erreurs et de retards.
- Solution :
- Système de variables et de conditions dans Flare : une seule source pour générer automatiquement la documentation avec le bon nom, logo et charte graphique.
- Résultat : Plus de duplication de contenu, plus d’erreurs, et une publication instantanée.
Si MadCap Flare a révolutionné la rédaction, c’est MadCap Lingo qui a transformé la gestion des traductions.
3. MadCap Lingo : Performance et collaboration pour les traductions
🔹 Installation en local : Fin des lenteurs et des crashs
- Avant : 5 à 10 minutes pour ouvrir Lingo sur la VM, avec des crashs fréquents.
- Après : Ouverture quasi instantanée, stabilité totale.
🔹 Mémoire de traduction (TM) optimisée
- Problème : Mémoire de traduction dans un fichier non partagé, accessible par un seul utilisateur.
- Solution :
- Migration vers une base SQL Express : accès simultané, synchronisation instantanée.
- Fusion des mémoires de traduction pour une cohérence accrue.
- Gain : Enregistrement instantané des nouvelles traductions, réduction des doublons.
🔹 Intégration avec GitLab
Les traducteurs travaillent directement sur les branches Git, avec une synchronisation fluide entre rédacteurs et traducteurs.
Dernier maillon de la chaîne : les captures d’écran, souvent négligées mais cruciales pour une documentation professionnelle.
4. Snagit : Professionnaliser les captures d’écran
🔹 Pourquoi Snagit ? Les limites des anciens outils
- Avant : Outil Windows + PowerPoint : captures basiques, retouches limitées, résultat peu professionnel.
- Problèmes :
- Impossible de flouter des données sensibles (adresses IP, noms de machine).
- Difficile de modifier une capture après coup (ex : changer l’état d’un bouton).
🔹 Les avantages de Snagit
| Fonctionnalité | Bénéfice |
| Floutage des données | Masquer les informations confidentielles en quelques clics |
| Retouches avancées | Modifier une capture (ajouter un bouton, changer une couleur) sans refaire la capture |
| Précision « au pixel près » | Captures nettes, même pour les interfaces complexes |
| Bibliothèque d’images | Centralisation des captures pour une réutilisation facile |
Avant une capture d’écran avec une adresse IP visible, retouchée grossièrement sous PowerPoint. Après : La même capture avec l’IP floutée, un bouton ajouté, et un rendu professionnel – le tout en 2 minutes.
5. Les résultats concrets : Temps, qualité et satisfaction
📊 Gains de temps
| Tâche | Avant | Après | Gain |
| Publication Miria/Tina | 6 heures | Quelques minutes | 98% de temps gagné |
| Publication Lina | 1 heure | Quelques minutes | 90% de temps gagné |
| Ouverture d’une section | 5-10 min | 15-20 sec | 95% de temps gagné |
| Relecture expert | Processus manuel | Merge Request GitLab | 70% de temps gagné |
🎯 Amélioration de la qualité
- Réduction des erreurs grâce à la traçabilité (GitLab) et à l’automatisation.
- Documentation livrée en même temps que le produit, sans retard.
- Captures d’écran professionnelles, cohérentes et sécurisées.
😊 Satisfaction des équipes
- Les rédacteurs gagnent en autonomie et en efficacité.
- Les experts relisent plus facilement, avec une traçabilité totale.
- Les traducteurs travaillent en temps réel, sans conflit.
Ces résultats parlent d’eux-mêmes : une documentation technique optimisée devient un levier de compétitivité plutôt qu’un centre de coûts. Et si vous pouviez en faire autant ?
