Lors de nos échanges en 2025, l’entreprise Pitney Bowes a exprimé son souhait d’être accompagnée par IGDoc. Spécialiste en production documentaire logiciel, les équipes de rédacteurs techniques d’IGDoc ont pour mission de remettre à jour le corpus documentaire technique pour l’un de ses produits principaux. PBIS : un logiciel de facturation dématérialisée pour flux entrants et sortants.
Ce produit nécessite un ensemble de supports documentaires pour les équipes commerciales, techniques et utilisateurs finaux. Ces documents (principalement en formats Word et PowerPoint) sont utilisés pour présenter les fonctionnalités et démontrer les savoir-faire de l’entreprise auprès des prospects. Toutefois, le corpus documentaire actuel est lourd, hétérogène, et souvent non adapté aux besoins commerciaux et à l’image de marque.
Les objectifs de la mise à jour documentaire
Alléger et moderniser les supports
en réduisant la taille et en optimisant la présentation des documents pour un usage facile et rapide.
Rendre la documentation cohérente et attractive
en harmonisant les visuels et les structures de tous les documents pour qu’ils reflètent une image de marque professionnelle et moderne.
Adapter le contenu aux utilisateurs
(commerciaux, techniciens, utilisateurs finaux) en clarifiant les informations et en structurant les documents en fonction des besoins spécifiques de chaque audience.
1. Alléger et moderniser les supports commerciaux, en réduisant la taille et en optimisant la présentation des documents pour un usage facile et rapide.
2. Rendre la documentation cohérente et attractive, en harmonisant les visuels et les structures de tous les documents pour qu’ils reflètent une image de marque professionnelle et moderne.
3. Adapter le contenu aux différents types d’utilisateurs (commerciaux, techniciens, utilisateurs finaux) en clarifiant les informations et en structurant les documents en fonction des besoins spécifiques de chaque audience.
Les équipes d’IGDoc ont proposé une solution complète et sur-mesure
1. Audit et Analyse du Corpus Documentaire Existant
IGDoc a commencé par réaliser un audit complet de la documentation actuelle afin d’identifier les incohérences, les contenus obsolètes et les besoins de simplification. Cet audit a permis de recueillir les attentes de chaque équipe (commerciale, technique, utilisateur final) et de définir des standards adaptés à chaque type de document (présentation commerciale, documentation fonctionnelle, guide d’utilisation).
2. Refonte de la Documentation en Trois Types de Supports logiciels
- Support de présentation commerciale : Un document visuellement attrayant, reprenant les points forts de chaque produit, destiné aux clients et prospects. Ce support est conçu pour capter rapidement l’intérêt, avec des arguments commerciaux clairs et des visuels attractifs.
- Documentation fonctionnelle : Une présentation structurée des principales fonctionnalités (workflow, archivage, gestion des flux), adaptée au discours commercial tout en offrant des informations techniques aux commerciaux et techniciens.
- Documentation d’utilisation : Un guide utilisateur clair, proposant des instructions étape par étape pour l’utilisation des fonctionnalités, accessible et compréhensible pour les utilisateurs finaux.
3. Optimisation de la Taille et de la Cohérence des Documents
L’ensemble de la documentation a été allégé et optimisé pour garantir une taille réduite et une cohérence visuelle (charte graphique, typographie, mise en page) respectant l’image de marque de l’entreprise. IGDoc a standardisé les éléments graphiques, et les templates de documents ont été conçus pour faciliter les mises à jour futures, en allégeant la charge de travail pour l’équipe marketing.
Les résultats pour l’entreprise, grâce à cette mise à jour :
- Améliorer l’efficacité commerciale en disposant de supports de présentation allégés et faciles à manipuler, facilitant les interactions avec les prospects.
- Renforcer son image de marque grâce à des documents visuellement cohérents et modernes, en ligne avec son positionnement stratégique.
- Améliorer l’accessibilité et la pertinence des informations pour les utilisateurs finaux, permettant une adoption plus rapide et un usage optimisé des produits.
Ce cas d’usage met en avant l’importance d’une documentation logiciel harmonisée et adaptée.
Conclusion En remettant à jour le corpus documentaire de l’entreprise, IGDoc a permis à cette dernière d’optimiser ses processus commerciaux et de valoriser efficacement son produit PBIS. L’accompagnement proposé a non seulement renforcé la cohérence et la qualité des documents, mais a également permis à l’équipe marketing de se concentrer sur des missions stratégiques tout en garantissant une image professionnelle auprès de la clientèle.
Ce cas d’usage met en avant l’importance d’une documentation harmonisée et adaptée pour appuyer efficacement le processus commercial, tout en allégeant la charge de travail des équipes.
/
