Numériser des documents papier est devenu indispensable pour les entreprises (travail en ligne, échange d’informations). Mais les documents électroniques nécessitent une gestion à part entière : organisation des fichiers, protection du contenu, etc. C’est là qu’intervient la GED (Gestion Électronique des Documents), allié précieux du rédacteur technique. Mais pourquoi utiliser un logiciel dédié à cette gestion ? Cet article vous donnera des éléments de réponses.
Définition d’une GED
L’acronyme GED désigne un système informatique d’organisation et de gestion des fichiers numériques. On utilise ce système pour indexer, numériser, rechercher, stocker ou diffuser tous types de documents. En effet, son utilisation est particulièrement recommandée aux entreprises à forte production documentaire.
Dans le monde de l’entreprise, il existe plusieurs solutions s’apparentant à une GED :
- L’EDM (Electronic Document Management) et le DMS (Document Management System) sont les équivalents anglophones de la GED.
- L’ECM (Entreprise Content Management) centralise tous les contenus numériques d’une entreprise ou d’un service : documents, images, vidéo, données brutes, etc.
- Le SAE (Système d’Archivage Électronique) et l’EDI (Échange de Données Informatisé) sont des solutions liées et/ou intégrées à la GED.
En pratique, la GED peut désigner tous les moyens électroniques (à la fois logiciels et matériels) mis en œuvre.
Fonctionnement et caractéristiques d’une GED
La GED renferme plusieurs fonctionnalités destinées à gérer toutes les étapes du cycle de vie d’un document numérique :
- L’acquisition des documents, quand ceux-ci ne sont pas natifs numériquement. Cette opération consiste à scanner un document papier puis à appliquer un traitement de reconnaissance de texte pour le transformer au format numérique, via un logiciel OCR.
- Le traitement par la classification, le référencement et l’indexation. Il s’agit de décrire le document (type de fichier, date de création, responsable de la création) et son contenu (recherche en texte intégral) afin de faciliter son exploitation.
- Le stockage des données. Il doit être adapté au volume des fichiers et permettre un temps d’accès rapide. Des copies de sauvegarde sont nécessaires car il existe toujours des risques d’accidents (ex. : incendies, pannes matérielles etc.)
- La diffusion. Elle garantit la valorisation des données et leur bonne utilisation. Sont ainsi définis en amont la structure documentaire, l’accès en lecture ou en écriture des informations, les critères associés aux documents pour leur classification ou encore les droits d’accès. Les spécificités de chaque métier doivent être prises en compte pour qu’un cadre adapté puisse être mis en œuvre.
- L’archivage. Il concerne des documents devant être légalement conservés mais non utiles aux opérations quotidiennes.
Ces fonctionnalités facilitent l’action du rédacteur technique tout en lui permettant d’avoir une vision large des ressources documentaires de l’entreprise. Ainsi, les documents sont disponibles facilement, immédiatement, à la bonne version et sans confusion possible, auprès des personnes autorisées, au bon moment et en tout lieu. De cette automatisation découle une optimisation des processus et du travail collaboratif.
L’impact de la GED au quotidien dans l’entreprise
Les GED sont des systèmes éprouvés et approuvés par de nombreuses entreprises, tous secteurs confondus. Parmi les principaux acteurs du marché, on retrouve Zeendoc, Microsoft Sharepoint by Alma, Docuware ou encore Deltic.
Ces outils répondent à des enjeux à la fois financiers, organisationnels et réglementaires.
Les principaux bénéfices sont :
- Une rapidité d’accès et de traitement des documents : l’information est stockée et classée instantanément, tous les dossiers et documents sont consultables d’un simple clic.
- Une réduction des coûts : la GED permet de réaliser des gains de productivité (réactivité, rapidité d’accès à l’information, gain de place) et des économies substantielles (impressions et coûts associés, gain de temps)
- Une démarche structurante pour les dossiers et les processus : l’information contenue dans la GED constitue une base de classement commune, elle facilite la circulation des flux d’information dans l’entreprise et avec l’extérieur.
- Une réponse aux règles et aux normes de classement : la GED apporte une solution personnalisée et adaptée à chaque type de métier et d’organisation (ex. respect des normes ISO et la gestion des non-conformités, respect des données personnelles et du RGPD).
- Une politique de sécurité renforcée : l’accès est sécurisé, la solution s’adapte aux différents profils utilisateurs.
Sources :
https://www.archivage-numerique.fr/ged
https://www.puceplume.fr/qu-est-ce-que-la-ged
https://print-value.fr/guide-ged
https://www.bdoc.com/la-ged-ou-gestion-electronique-des-documents
https://www.ged.fr/benefices-ged/
https://www.zeendoc.com/faq/questions/gestion-electronique-des-documents
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