En croissance constante depuis la pandémie avec pas moins de 2 millions de nouveaux sites créés chaque jour (Microsoft, avril 2024), SharePoint est actuellement la plateforme de collaboration interne la plus utilisée au monde. Permettant de créer, de gérer des pages de sites qui stockent également des documents, elle est présente dans des organisations de toutes tailles et de tous secteurs, et contient désormais un grand nombre d’informations vitales. Mais pour les entreprises qui n’ont pas mis en place la gouvernance proposée par Microsoft, la plateforme peut se révéler à la fois très chronophage et très couteuse, pour des résultats décevants.

Avec le passage à l’environnement Microsoft 365, tous les utilisateurs évoluent dans un même « espace » partagé et dématérialisé, que l’on peut restreindre et segmenter, certes, mais au prix de contorsions bien plus complexes que précédemment, quand des répertoires, des serveurs distincts, garantissaient la localisation effective des informations stockées. Les problème suivants deviennent alors récurrents :

• L’environnement apparaît alors au mieux incohérent, au pire déstructuré, opaque, et contenant des informations datées ;
• Les sites deviennent trop nombreux ;
• L’information est difficile à trouver et peu fiable par rapport à son obsolescence ;
• La gestion des accès se complexifie ;
• Etc.

À « l’âge de l’information », les différents départements ou entités internes peinent en effet à formuler et à mettre à jour des éléments de communication logiquement liés entre eux. Les tentatives de mise à jour effectuées sans coordination font qu’à un site ancien répond alors un nouveau site, sans pour autant que la version ancienne ait été archivée, cette dernière survivant en parallèle et invalidant parfois l’ensemble pour tout nouvel utilisateur. Finalement, une myriade changeante de sites déconnectés, contenant parfois certaines des pièces du puzzle que chaque utilisateur doit savoir reconstituer. On trouve ainsi bien souvent deux à trois sites par employé(e), parfois beaucoup plus, avec les conséquences que l’on imagine concernant à la fois les coûts et la productivité.

La solution est simple et nécessite peu d’investissement. Dans des espaces virtuels partagés, la « communication interne » ou tout autre entité désignée, doit prendre un rôle effectif de Community Management pour lier les espaces de manière à guider les utilisateurs vers ce qui présente effectivement de la valeur : les informations qui sont à la fois valides, et utiles. Cette démarche comporte trois étapes successives et complémentaires :

1. Vision du management : Faire apparaître dans SharePoint la ligne managériale, sous forme de représentation graphique offrant un ou des points de vigilance. Dépasser les habituelles présentations PowerPoint pour matérialiser un ou des points validés par la direction et désignant le ou les rôles des principales entités principales, par exemple sous forme de chaîne de valeur.
   
2. Connexion : Lier les éléments de cette vision aux informations et/ou espaces valides, ou à défaut à de nouveaux espaces dédiés. Cet exercice de validation n’est pas complexe, chaque département étant tout à fait capable de désigner la source d’informations fiables dans son domaine de compétences.
   
3. Informations et nouvelles : Publier des nouvelles de manière journalière, concernant les dernières évolutions au sein des espaces SharePoint valides, de manière à fidéliser les utilisateurs en les orientant directement vers les évolutions les plus récentes, ou mieux, les évolutions en cours.

Le flux des utilisateurs se concentre alors sur un nombre très réduit de sites liés entre eux, créant un « cercle vertueux » au sein de l’organisation, ce qui permet un alignement de facto entre la stratégie et sa mise en œuvre effective, décrite dans les sites ou sur les pages des entités qui y prennent part.

En rouge : le centre représentant la vision du management, le point d’entrée stratégique
En bleu foncé : la multitude des Sharepoint créés
En gris : les sharepoints obsolètes
En bleu clair : les sharepoints valides vers lesquels pointe le centre.

Ceci demande bien entendu des mises à jour successives, mais cette maintenance est minime en comparaison des efforts nécessaires pour naviguer au sein de l’environnement concerné sans cette amélioration. La mise en œuvre est rapide, et vient certainement compléter une solution telle que Microsoft Copilot. Loin des intranets et autres templates rigides, coûteux, rassurants mais rapidement dépassés, cette approche offre souplesse et cohérence, et emporte l’adhésion des utilisateurs, à la fois consommateurs et contributeurs.

Après avoir conquis les réseaux sociaux externes, la communication doit ainsi se tourner vers l’interne et le contenu effectif des plateformes de collaboration afin d’éviter des confusions et des coûts grandissants.

Les extraordinaires qualités de la plateforme de collaboration de Microsoft en font en effet un outil incontournable au sein duquel un nombre toujours croissant d’informations cruciales sont désormais stockées. Inverser une tendance négative est beaucoup plus facile qu’il n’y paraît, comme le prouvent les résultats obtenus.

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