Votre documentation est-elle incohérente, difficile à exploiter efficacement ou non conforme aux normes ? Un audit documentaire vous aide à identifier ces problèmes. De plus, il vous permet d’optimiser vos processus pour gagner en efficacité et en qualité.
Qu’est-ce qu’un audit documentaire et quelle est son importance ?
L’audit est une étape fondamentale pour cibler les forces et faiblesse d’un système documentaire. Il permet d’identifier les axes de progrès qui sont prioritaires à l’entreprise pour améliorer ses performances. Cette évaluation approfondie du système de production et de gestion documentaire à date. Elle englobe le processus documentaire, les outils utilisés et la qualité de la documentation. Pour être complet, l’audit doit se concentrer sur l’étude du processus documentaire, des outils mis en place et de la qualité de la documentation. Un plan d’action met en lumière les recommandations pour améliorer le système. Cet audit est préconisé avant toute réorganisation de la production documentaire (ex. : digitalisation, mise en place de GED, refonte d’un corpus).
Intérêts et avantages
L’un des principaux avantages de l’audit réside dans sa capacité à clarifier les besoins spécifiques de l’entreprise en matière de documentation. L’audit documentaire permet de recueillir des informations essentielles sur la gestion documentaire, les parties prenantes et les décisionnaires de celle-ci. Il s’agit, par exemple, des outils utilisés et de leur périmètre, la qualité des contenus et de la structure des documents. De fait, ces informations constituent une cartographie claire de l’organisation à l’instant T.
Un autre avantage majeur est la possibilité de prendre du recul et d’avoir un regard neuf sur le système de gestion documentaire actuel de l’entreprise. Souvent, les employés sont absorbés par leurs tâches quotidiennes et n’ont pas le temps de réfléchir aux améliorations possibles. Ainsi, l’audit documentaire offre l’opportunité de remettre en question les processus établis et de suggérer des améliorations objectives.
L’identification des inconvénients et des lacunes du processus de gestion documentaire en place est également une contribution significative de l’audit. Il met en lumière des aspects qui peuvent échapper à une évaluation interne : la saisie en double, l’archivage non sécurisé, les validations longues, l’inefficacité des outils par rapport aux besoins, etc. En exposant ces lacunes, l’audit propose des solutions d’automatisation et d’amélioration de la qualité pour rendre les processus plus rapides et plus efficaces.
Enfin, l’audit documentaire permet de mettre en place un plan d’actions concret. À la suite de l’audit, un rapport est généré. Ce dernier répertorie l’ensemble des informations collectées, des analyses, des points forts et des points faibles, ainsi qu’une liste de tâches à mettre en œuvre pour améliorer les faiblesses. Ce plan d’actions devient un guide pour une nouvelle approche du système documentaire.
Déroulé
La méthodologie d’un audit documentaire implique plusieurs étapes cruciales. La première étape consiste à définir le périmètre et les objectifs du projet. Il est essentiel d’avoir un référent au sein de l’entreprise pour assurer le bon déroulement de l’audit.
Ensuite, le recensement de l’environnement documentaire est effectué. Cette analyse permet d’obtenir un aperçu complet des procédures, des personnes impliquées, des outils utilisés, etc. Cette cartographie sert de base pour l’analyse ultérieure.
Les échanges avec les utilisateurs qui interagissent avec les documents sont une étape importante, car ils fournissent une vision complémentaire sur la qualité de la documentation. Ces interactions aident à identifier les besoins et les problèmes vécus au quotidien.
Enfin, l’audit documentaire se conclut par la création d’un rapport. Ce document rassemble toutes les données, les analyses, les points forts et faibles, ainsi que les recommandations pour des actions futures. De plus, il sert de référence pour lancer un projet de digitalisation, de refonte ou de GED par exemple.
Conclusion
Un audit documentaire permet de clarifier les besoins, d’apporter un regard neuf sur la gestion documentaire, d’identifier les lacunes, et de créer un plan d’actions concret. Sans cet audit, les entreprises risquent de négliger des besoins et de ne pas parvenir à un projet parfaitement adapté à leur réalité. Pour un accompagnement complet dans votre projet documentaire, envisagez de faire appel à un prestataire externe, qui peut réaliser un audit documentaire approfondi et vous guider à chaque étape du processus.
Sources :
- https://www.elo.com/fr-fr/guide-pratique/pourquoi-et-comment-realiser-un-audit-documentaire.html
- https://deltic.fr/realiser-audit-documentaire/
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