Essilor, leader dans le domaine de l’optométrie et des technologies visuelles, fait face à des besoins accrus de documentation technique suite au départ en congé maternité de l’une de ses rédactrices spécialisées.
Ce départ a généré une charge supplémentaire sur les projets en cours, impliquant près de 100 produits dans les domaines de l’optométrie, du taillage, et du dépistage. Essilor a donc sollicité IGDoc pour renforcer son équipe de documentation et assurer la continuité de production tout en répondant aux exigences de conformité aux normes (notamment la norme GMED).
Objectifs
Les principaux objectifs du projet pour Essilor sont les suivants :
1. Renforcer la production documentaire pour combler le manque de ressources humaines et répondre aux délais de livraison serrés.
2. Optimiser et unifier la documentation en structurant les informations selon les bonnes pratiques de rédaction technique, tout en respectant les normes applicables.
3. Anticiper la modernisation des outils et processus documentaires, en considérant l’adoption d’outils de rédaction structurée et de gestion de terminologie adaptés aux besoins d’Essilor.
Solution Apportée par IGDoc
IGDoc a proposé une solution complète pour soutenir Essilor dans la production de ses documents techniques, tout en fournissant un accompagnement stratégique pour optimiser et moderniser le processus documentaire :
1. Renfort de l’Équipe de Documentation avec un Rédacteur Technique Dédié
IGDoc a mobilisé une rédactrice technique dédiée pour assurer la continuité des projets en cours, coordonner les ateliers de collecte d’informations auprès des experts, rédiger, tester, et valider les contenus. Cette ressource a permis de gérer efficacement la production, en maintenant une collaboration étroite avec les départements marketing, technique, et qualité d’Essilor.
2. Optimisation des Processus et Structuration des Documents
En s’appuyant sur une méthodologie rigoureuse, IGDoc a structuré le processus de production documentaire pour chaque catégorie de produits (optométrie, taillage, dépistage), en harmonisant les formats de publication en PDF et HTML. IGDoc a également conseillé Essilor sur des outils de rédaction structurée adaptés, permettant de centraliser les contenus et de faciliter les mises à jour.
3. Ateliers Techniques et Conseils pour l’Amélioration des Outils Documentaires
IGDoc a animé des ateliers techniques avec les différents services d’Essilor pour recueillir les données nécessaires et former les équipes internes sur les nouvelles méthodes de production documentaire. En parallèle, IGDoc a proposé des recommandations sur les outils de gestion de terminologie et de rédaction structurée pour une gestion documentaire plus efficace à long terme.
4. Suivi Rigoureux du Projet et des Priorités de Production
IGDoc a établi un planning détaillé, avec des comités techniques mensuels et des ateliers hebdomadaires pour aligner les priorités, suivre les livraisons, et résoudre les éventuels points bloquants. Une méthode de suivi des jalons a permis de garantir le respect des engagements et d’assurer une réactivité rapide face aux urgences.
Résultats
L’accompagnement d’IGDoc a permis à Essilor de :
– Maintenir une production documentaire continue malgré les contraintes de ressources, en couvrant les besoins urgents et en respectant les délais de mise à jour pour les normes (comme la GMED).
– Améliorer la cohérence et la qualité des documents grâce à une structuration optimisée et une mise en conformité avec les normes, facilitant l’utilisation par les opticiens, techniciens et professionnels de la vue.
– Anticiper la modernisation des outils de production documentaire en évaluant des solutions adaptées pour une gestion de terminologie et une publication multiformat plus efficientes.
Conclusion
Grâce à l’expertise d’IGDoc, Essilor a pu assurer la continuité et l’optimisation de sa documentation technique, tout en préparant l’évolution vers des outils plus adaptés aux exigences du marché et aux normes de qualité. Ce projet met en avant la capacité d’IGDoc à accompagner les entreprises dans leurs défis de production documentaire, en offrant des solutions flexibles et structurées pour répondre aux besoins spécifiques de chaque secteur.
Ce cas d’usage illustre comment IGDoc a aidé Essilor à structurer et maintenir sa documentation technique dans un contexte de ressources limitées, tout en offrant un accompagnement pour la modernisation des outils et des processus documentaires.
