Dans ce diptyque, nous revenons sur deux tournants historiques de la documentation, qui ont profondément structuré notre activité.
Le document technique a connu deux révolutions, permises par les inventions techniques et favorisées les évolutions sociales de leur époque. La seconde, liée à l’avènement du numérique, conduit à une “redocumentarisation” de la société, soit une réinvention de la nature documentaire.
Un nouveau format pour accompagner de nouveaux usages
La place du numérique dans nos pratiques documentaires s’accroît jusqu’au début des années 2000. Il s’agit dans un premier temps de prolonger la “documentarisation” conventionnelle de la société par des moyens nouveaux, d’améliorer la diffusion des ressources et de mieux organiser la production documentaire par la création de bases de données.
Puis la transition du numérique se mue en une réinvention des modes d’écriture. Certains experts qualifient cette seconde phase de “redocumentarisation” pour évoquer le traitement (numérisation, description, modélisation, etc.) d’un document non numérique pour être traité par un système informatique.
“Tout comme l’écriture ne s’est pas limitée à être une transcription de l’oral, l’écriture numérique ne s’arrête pas à être une numérisation de l’écrit.”
Stéphane Crozat, enseignant-chercheur à l’Université Technologique de Compiègne (UTC)
Le web et les systèmes informatiques constituent depuis la fin des années 1990 le milieu prégnant de l’évolution du document technique. Sa nature intrinsèque et ses usages, désormais à forte composante numérique, doivent par conséquent être redéfinis.
Afin de maintenir une chaîne documentaire efficiente, la documentation technique traditionnelle ne suffit plus. Son format est lui aussi appelé à évoluer.
Cette mutation porte un nom : l’ingénierie documentaire.
Le choix de l’ingénierie documentaire
En mettant en place une stratégie d’ingénierie documentaire, l’entreprise inscrit ses contenus dans le temps et permet à ses utilisateurs d’en tirer pleinement profit.
Cette démarche peut être incarnée par l’entreprise elle-même, au sein d’un service documentation, ou un prestataire extérieur spécialisé tel qu’IGDoc.
L’ingénierie documentaire sert alors de référence dans le fonctionnement d’une entreprise, car elle contribue à l’informatisation de la documentation ainsi qu’à sa bonne gestion par des process et/ou des logiciels. Ainsi, les pages web et autres médias deviennent des contenus informatifs contrôlés. Chacun de ces supports constituent une chaîne documentaire, dont l’objet est de favoriser la clarification et la bonne diffusion des informations.
La numérisation des documents offre un champ de manœuvre très large : insertions de vidéos explicatives, liens vers d’autres parties du texte, possibilité de mise à jour très simplifiée, etc. La combinaison avec des technologies émergentes (3D, réalité virtuelle) peut également être envisagée.
L’ingénierie documentaire est en outre régie par des normes strictes, agissant sur le fond et la forme des documents.
La spécification, une contrainte délibérée ?
Le processus de création documentaire est encadré par un ensemble de règles, appelées « spécifications ». Celles-ci sont déterminées en amont par un service interne à l’entreprise ou par un organisme international et varient selon le secteur d’activité concerné (ex. : les normes DITA, S1000D et ATA pour le secteur aéronautique). Ainsi, un prestataire devra se conformer à la spécification choisie par sa clientèle.
Si, de prime abord, la spécification peut paraître contraignante, elle apporte avant tout une structure viable pour la documentation de l’entreprise (ex. : règles de rédaction, de mise en page) et des éléments pour contrôler sa viabilité et sa pertinence.
Il n’est donc pas rare que les entreprises fixent elles-mêmes des règles spécifiques, qu’elles estiment bénéfiques à la valorisation des savoirs. L’ingénierie documentaire s’avère donc un facteur d’amélioration continue tout en œuvrant à l’harmonisation des contenus.
Quel avenir pour l’ingénierie documentaire ?
Recourir à l’ingénierie documentaire peut considérablement aider les entreprises dans l’amélioration de leurs travaux et l’optimisation de leurs systèmes d’information. Celles qui ont déjà franchi le pas tendent vers une information toujours plus structurée.
Atteindre ce degré de modularité et de complexité nécessite de s’accorder sur une stratégie documentaire au cas par cas, à moyen/long terme, et de s’outiller en conséquence.
De Gutenberg aux logiciels de rédaction structurée, l’enjeu est resté le même : fournir un contenu de qualité, opérationnel et efficace, auquel les utilisateurs finaux puissent rapidement accéder et facilement exploiter.
Et c’est notre métier.
Sources
https://librecours.net/module/doc/num03/
https://aswemay.fr/co/010011.html
https://www.inform-industries.fr/lingenierie-documentaire-quest-ce-que-cest/
https://adam.4dconcept.fr/lingenierie-documentaire-quest-ce-que-cest/
Depuis 2016, IGDoc accompagne ses clients dans leurs projets documentaires : rédaction technique et mise en qualité de documents, mise en place d’outils de rédaction structurée, illustrations techniques ou encore gestion documentaire.
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