Un document technique mal rédigé, ou un corpus incohérent peut être mal interprété et représenter un risque – humain, industriel, matériel, économique – lors de son utilisation. L’outil isChecker, utilisé en rédaction technique, s’appuie sur des technologies de Traitement Automatique du Langage (linguistiques et informatiques) pour aider le rédacteur technique à fiabiliser ses documents.
Un outil de mise en qualité rédactionnelle, par la vérification et la prévention des risques
Le logiciel isChecker développé par Safety Data a été créé dans le but de fournir une aide aux rédacteurs et vérificateurs de documents techniques, avec pour objectif de repérer les pratiques rédactionnelles pouvant entraîner un problème de compréhension à la lecture des documents, voire un risque lors de la réalisation des instructions décrites.
En effet, malgré l’existence d’une norme de rédaction dans la plupart des cas, il est difficile de garantir qu’une procédure répondra à tous les critères, puisqu’elle est rédigée par un humain, voire plusieurs. Ceux-ci peuvent être amenés à ne pas respecter les standards en vigueur, dans le processus de rédaction comme dans celui de vérification.
Ainsi, isChecker convient tout particulièrement aux documents de procédure, régis par des normes strictes. A contrario, il lui sera plus difficile de l’utiliser pour traiter tout autre type de documentation, dont les règles de rédaction sont plus subjectives, par essence plus variables.
Le repérage des problèmes rédactionnels consiste à vérifier que les règles linguistiques prescrites, par des standards internationaux ou des guides de rédaction par exemple, sont bien appliqués. Dans le cas contraire, le logiciel considère qu’il y a « écart » à la norme en vigueur et le signale en fournissant un message d’alerte à l’utilisateur. Il spécifie la règle enfreinte et le problème rencontré, permettant ainsi au rédacteur de corriger le texte. L’ensemble des écarts est signalé de façon à ce qu’ils puissent être facilement compris et éliminés par le rédacteur ou le vérificateur des documents.
Ces opérations permettent d’assurer la cohérence et la conformité rédactionnelles de la documentation, tout en simplifiant son cycle de vie, en réduisant significativement les étapes nécessaires à sa validation.
Attention toutefois : isChecker n’a pas vocation à corriger automatiquement chaque écart détecté. II est crucial que l’expert humain conserve l’entière maîtrise des corrections qu’il apporte et garde la main sur la version finale du document qu’il rédige. Le but est donc d’accompagner le rédacteur ou le vérificateur dans sa mission, sans jamais prendre de décisions à sa place.
Un facilitateur de gestion documentaire
Le logiciel permet, entre autres, de réaliser un audit de pratiques rédactionnelles sur un échantillon de documents, afin de mettre en évidence :
- bonnes pratiques,
- problématiques rédactionnelles connues,
- nouveaux points de vigilance à prendre en compte,
- règles existantes non pertinentes.
Le logiciel fournit des indicateurs fiables sur la qualité rédactionnelle, au regard des règles implémentées. Ainsi, documents et résultats à l’appui, isChecker permet d’identifier des règles de rédaction pertinentes pour créer ou optimiser un guide de rédaction. Il permet plus globalement de challenger une organisation pour uniformiser ses écrits.
Au quotidien, on peut y avoir recours dès la création, la reprise d’un document, ou une relecture qualité. Plusieurs profils d’utilisateurs peuvent l’utiliser, y compris ceux n’ayant pas forcément reçu de formation ou de sensibilisation aux bonnes pratiques de rédaction technique ou aux normes en vigueur. IsChecker apporte une assistance rédactionnelle, voire un auto-contrôle. En l’utilisant régulièrement, le rédacteur se familiarise progressivement avec les règles et intègre des « réflexes rédactionnels ». Par-delà la mise en qualité de la documentation, l’outil revêt donc aussi un intérêt pédagogique.
Enfin, utilisé à des fins d’analyse de haut niveau, isChecker peut aider les personnes en charge de la gestion documentaire et de la rédaction à décider des actions à mettre en œuvre au vu des données récoltées : action de formation, revue des process, etc.
Sources :
- Andréani V., Raynal C., Carayon E. (2017) « isChecker : un outil de TAL pour la gestion assistée de procédures techniques ». Disponible sur : https://urlz.fr/np6i (Consulté le : 31/08/23)
- Olivier G., et al. (2021). « Le Traitement Automatique des Langues : facilitateur de la gestion documentaire ». Disponible sur https://hal.science/hal-03331302 (Consulté le : 31/08/23)
- Reutenauer C., et al. (2023). « Le TAL au service de la qualité rédactionnelle ». Disponible sur : https://hal.science/hal-03966514 (Consulté le : 31/08/23)
- http://www.safety-data.com/offres/ischecker/
Depuis 2016, IGDoc accompagne ses clients dans leurs projets documentaires : rédaction technique et mise en qualité de documents, mise en place d’outils de rédaction structurée, illustrations techniques ou encore gestion documentaire.
