Contrairement à une idée répandue, la rédaction technique ne se limite pas à la création de contenu rédactionnel, ni aux traditionnels manuels utilisateurs et notices d’instructions en PDF.La création d’illustrations, les tutoriels vidéo, la mise en place de sites internet ou de formats interactifs ou encore la gestion de traduction de documents occupent une place importante dans la production documentaire des entreprises.  

Afin de créer le plus facilement possible ces différents contenus, il est nécessaire d’être bien équipé ! Nous avons donc demandé à notre équipe de rédacteurs techniques de dresser une liste des outils qu’ils jugent indispensables dans l’exercice de leur métier.

Les logiciels de rédaction structurée

Exit Microsoft Word ou tout autre outil de traitement de texte ! Un rédacteur technique doit pouvoir compter sur un outil de rédaction structurée, tel Calenco, MadCap Flare, Author-It, Ixiasoft, Oxygen ou encore Adobe Framemaker. 

Ces outils permettent de dissocier le contenu du format. Le rédacteur technique rédige le contenu et renseigne la fonction de chaque bloc de contenu ou module, signale les titres, les paragraphes, les instructions ou encore les avertissements. Dans une autre partie du logiciel, le rédacteur technique ou le développeur applique une feuille de style pour chaque type de bloc selon les applications voulues.  

Grâce à cette séparation du fond et de la forme ainsi qu’à la gestion de publication des contenus, le rédacteur technique peut : 

• Réutiliser un même contenu dans plusieurs documents en utilisant une source unique ; 
• S’assurer que ses documents sont présentés de la même manière ; 
• Organiser la publication de ses contenus vers différents supports ; 
• Publier sous plusieurs formats : PDF, HTML, etc. 

Visio

Le rédacteur technique doit souvent agrémenter la documentation qu’il produit de logigrammes, d’organigrammes ou encore des schémas afin de la rendre plus compréhensible par l’utilisateur. 

L’outil Visio permet de réaliser facilement tous ces types de schémas.

« Visio me permet de réaliser des schémas et logigrammes qui rendent les textes plus compréhensibles et attractifs »,

confie Julia Ory, rédactrice d’IGDoc.

Ce logiciel, appartenant à la suite Microsoft Office, est facile à prendre en main. A partir d’une bibliothèque de formes très fournie, un simple glisser-déposer permet de construire des schémas complexes. Il est également possible d’ajouter des flèches, des flux et du texte pour améliorer la compréhension du visuel.  

Il existe aussi d’autres outils en ligne qui permettent de produire des logigrammes, comme Draw.io ou Cacoo. 

Photoshop

Lorsque l’on parle de retouche d’image, Adobe Photoshop n’est jamais bien loin. Les rédacteurs techniques ne dérogent pas à la règle !  

Photoshop permet de créer ou d’éditer des images, des captures d’écran ou encore des schémas complexes. Ces visuels peuvent ensuite être inclus dans différents types de documents comme des maquettes Web, des icônes pour interfaces utilisateur ou encore des images techniques pour l’impression. 

Si vous ne pouvez pas – ou ne souhaitez pas – utiliser Photoshop, des alternatives comme GIMP ou InkScape peuvent être utilisées. Leursfonctionnalités sont plus limitées mais elles sont en général plus faciles à utiliser et surtout, gratuites. 

A savoir : certains outils de rédaction structurée utilisent un éditeur d’image intégré afin de faciliter les traductions des légendes. C’est le cas de Calenco. 

Sublime Text

Sublime Text est un éditeur de texte permettant de coder dans de nombreux langages de programmation comme le HTML, le CSS, le XML, etc.  

Le rédacteur technique travaillant dans le domaine informatique peut avoir besoin d’ajouter des lignes de code dans sa documentation. Sublime Text permet ainsi de vérifier si le code HTML et CSS est bien rédigé et, au besoin, en faire des captures d’écran. Il est également possible d’utiliser Sublime Text pour construire une documentation complète. 

Pour l’utiliser pleinement, le rédacteur technique doit posséder quelques connaissances en programmation, tant la configuration des outils ou la compréhension des données techniques peuvent être poussées.  

D’autres éditeurs du même type existent comme Notepad++ ou Texmaker. 

Camtasia

Le rédacteur technique est de plus en plus amené à produire des tutoriels vidéo. Cette tendance est issue de la multiplication de ces types de contenus et de leur popularité auprès des utilisateurs. Les tutoriels sont très utilisés dans le domaine de l’informatique, car il est plus facile de consulter une procédure et de visualiser la manipulation du logiciel sur écran que sur papier. 

Camtasia est un outil facile d’utilisation qui permet de réaliser des captures vidéo d’écran et de faire des montages de vidéos. Il est ensuite possible de superposer ces vidéos à des pistes audios, des annotations ou des images. 

Les nouvelles versions du logiciel offrent également des modèles d’introduction ou d’effets visuels. 

Les logiciels de traduction

De nombreux outils permettant la gestion de projets de traduction sont présents sur le marché. On peut notamment citer SmartCat, Phrase (anciennement Memsource), MadCap Lingo ou SDL trados. Ces outils permettent de traduire efficacement des contenus et de générer des mémoires de traduction, afin de ne pas avoir à traduire de nouveau un contenu déjà traduit.  

Ces logiciels comprennent des workflows en synchronisation avec les logiciels de rédaction structuré. Ils permettent de traduire les documents phrase par phrase, sans déranger la mise en forme du document d’origine.

Les logiciels de capture d’écran

En rédaction technique, la capture d’écran est aussi incontournable que sous-estimée. En effet, cette solution est parfois la meilleure, quand bien même elle peut être déroutante de facilité. 

L’outil capture d’écran de Windows est un des plus populaires. Il est intégré à toutes les versions de Windows et permet de choisir la zone que vous souhaitez capturer directement à l’écran. 

Mais certains outils permettent de faire la même chose avec encore plus de fonctionnalités. C’est le cas de FastStone ou Snagit offrent la possibilité de retoucher directement l’image que vous venez de capturer. Vous pouvez ainsi y ajouter des cadres, des flèches ou encore du texte.

Scribens

La relecture est une étape importante en rédaction technique. Elle permet notamment de régler les derniers ajustements syntaxiques mais aussi de corriger les fautes et coquilles susceptibles de se glisser dans un contenu.  

En première relecture, il peut être utile d’avoir recours à un outil de correction. Notre préférence va à Scribens, un logiciel gratuit en ligne qui permet de corriger les erreurs les plus simples en français et en anglais.  

D’autres logiciels de correction existent. En ligne, vous pouvez utiliser Reverso ou encore Language Tool. Parmi les logiciels payants, deux sont plébiscités en France : Antidote et Le petit Robert.  

Attention cependant, les outils de relecture automatique ne peuvent se substituer à une relecture complète du document par vos soins. Les algorithmes, aussi bien pensés soient-ils, ne fonctionnent pas encore comme des cerveaux humains.  

Les logiciels de gestion de projet

Afin de gérer de nombreuses tâches et des interlocuteurs variés, le rédacteur technique utilise très souvent un outil de gestion de projet, généralement imposé par l’entreprise pour laquelle il travaille. Bien qu’il le choisisse rarement, Le rédacteur technique doit être en mesure d’intégrer l’outil mis à sa disposition dans sa méthode de travail.  

Parmi les plus populaires, nous retrouvons : JIRA, Asana, Trello ou encore Microsoft Planner. Ces outils, souvent représentés sous forme de tableau, permettent de lister les tâches, d’ajouter des sous-tâches, de mettre des commentaires, de lier des fichiers ou des mails et de fixer des délais.